{"id":30906,"date":"2024-12-04T14:10:24","date_gmt":"2024-12-04T13:10:24","guid":{"rendered":"https:\/\/www.codemotion.com\/magazine\/?p=30906"},"modified":"2024-12-04T14:10:26","modified_gmt":"2024-12-04T13:10:26","slug":"come-organizzare-una-call-efficace-dallorganizzazione-al-risultato","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.codemotion.com\/magazine\/it\/dev-life-it\/come-organizzare-una-call-efficace-dallorganizzazione-al-risultato\/","title":{"rendered":"Come organizzare una call efficace: dall&#8217;organizzazione al risultato"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>Organizzare una call di lavoro \u00e8 un&#8217;abilit\u00e0 cruciale<\/strong>, ma spesso pu\u00f2 risultare difficile ottenere il massimo dalla riunione, soprattutto quando si tratta di coinvolgere pi\u00f9 persone e generare un risultato concreto.<\/p>\n\n\n\n<p>Come community manager, organizzare e gestire call \u00e8 al mio ordine del giorno e <strong>qui ti condivider\u00f2 tutti gli step per poterlo fare al meglio assicurandoti<\/strong> che:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>partecipino le persone che ti interessano;<\/li>\n\n\n\n<li>tu possa uscire da quella call con action item chiari;<\/li>\n\n\n\n<li>non proverai frustrazione in tutto questo processo.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\t\t\t\t<div class=\"wp-block-uagb-table-of-contents uagb-toc__align-left uagb-toc__columns-1  uagb-block-70345914      \"\n\t\t\t\t\tdata-scroll= \"1\"\n\t\t\t\t\tdata-offset= \"30\"\n\t\t\t\t\tstyle=\"\"\n\t\t\t\t>\n\t\t\t\t<div class=\"uagb-toc__wrap\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"uagb-toc__title\">\n\t\t\t\t\t\t\tIndice\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"uagb-toc__list-wrap \">\n\t\t\t\t\t\t<ol class=\"uagb-toc__list\"><li class=\"uagb-toc__list\"><a href=\"#1-definisci-lo-scopo-della-call-e-gli-obiettivi\" class=\"uagb-toc-link__trigger\">1. Definisci lo scopo della call e gli obiettivi<\/a><li class=\"uagb-toc__list\"><a href=\"#2-scegli-il-momento-giusto\" class=\"uagb-toc-link__trigger\">2. Scegli il momento giusto<\/a><li class=\"uagb-toc__list\"><a href=\"#3-invita-le-persone-allevento-su-calendar\" class=\"uagb-toc-link__trigger\">3. Invita le persone all&#039;evento su calendar<\/a><li class=\"uagb-toc__list\"><a href=\"#4-gestisci-la-call-con-precisione\" class=\"uagb-toc-link__trigger\">4. Gestisci la call con precisione<\/a><li class=\"uagb-toc__list\"><a href=\"#5-assicurati-che-la-call-si-concluda-con-action-item-e-ownership-chiare\" class=\"uagb-toc-link__trigger\">5. Assicurati che la call si concluda con Action Item e ownership chiare<\/a><li class=\"uagb-toc__list\"><a href=\"#6-gestisci-la-call-con-il-team-remoto-o-ibrido\" class=\"uagb-toc-link__trigger\">6. Gestisci la Call con il team Remoto o ibrido<\/a><li class=\"uagb-toc__list\"><a href=\"#7-chiudi-la-call-con-un-riassunto\" class=\"uagb-toc-link__trigger\">7. Chiudi la call con un riassunto<\/a><li class=\"uagb-toc__list\"><a href=\"#8-esegui-un-follow-up-attivo\" class=\"uagb-toc-link__trigger\">8. Esegui un Follow-up attivo<\/a><\/ol>\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-1-definisci-lo-scopo-della-call-e-gli-obiettivi\">1. <strong>Definisci lo scopo della call e gli obiettivi<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Per iniziare a organizzare una call, e quindi prima ancora di inviare l&#8217;invito, <strong>\u00e8 fondamentale che tu abbia chiaro il risultato della call ed il motivo per cui \u00e8 necessaria<\/strong>. Chiediti:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Qual \u00e8 <strong>l\u2019obiettivo <\/strong>principale? (E.g., prendere una decisione, raccogliere feedback, allineare team, risolvere problemi, ecc.)<\/li>\n\n\n\n<li>Chi sono le <strong>persone giuste da coinvolgere<\/strong> per raggiungere questo obiettivo?<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Come <\/strong>verr\u00e0 presa la decisione? (es. si ascoltano i suggerimenti e poi una persona sceglie, si sceglie a maggioranza&#8230;) o Come verr\u00e0 gestita la riunione? (es. 2 min a testa di condivisione idee, 10 min di confronto, 10 min domande, 5 min wrap up)<\/li>\n\n\n\n<li>Chi ha <strong>l&#8217;ownership <\/strong>di gestire la riunione e prendere le decisioni? Se non sei tu, assicurati che questo punto sia chiaro.<\/li>\n\n\n\n<li>Quanto <strong>tempo <\/strong>hai bisogno per essere efficace ed efficente?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Crea un&#8217;agenda dettagliata con i punti principali da discutere, il tempo stimato per ogni punto e gli eventuali <a href=\"https:\/\/www.codemotion.com\/magazine\/it\/dev-life-it\/i-consigli-per-imparare-a-scrivere-documenti-come-un-dev-senior\/\">documenti <\/a>preparatori da leggere prima della call.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-2-scegli-il-momento-giusto\">2. <strong>Scegli il momento giusto<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Se devi organizzare una call in un team di lavoro, il punto si smarca facilmente:<strong> incroci le agende pubbliche di ogni persona coinvolta e blocchi lo slot a calendario.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Ma se devi <strong>coinvolgere pi\u00f9 persone che non fanno parte della tua organizzazione?<\/strong> Come fare per essere efficaci e non sentirsi frustrati perch\u00e8 non risponde nessuno\/a?<\/p>\n\n\n\n<p>Ecco tutti i consigli utili per farlo:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Onboarding<\/strong>: assicurati che tutte le persone che vuoi invitare alla call siano presenti in un&#8217;unica piattaforma. Pu\u00f2 essere Telegram, Slack, Whatsapp o di avere il loro contatto via mail se preferisci questa modalit\u00e0.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Motivazione<\/strong>: spiega il motivo della richiesta della call indicando il risultato concreto che ti aspetti di raggiungere grazie a quel momento.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Chiedi e temporizza<\/strong>: in modo esplicito e chiaro attraverso un sondaggio con giorni e orari le disponibilit\u00e0 delle persone indicando una deadline chiara entro la quale deve essere data una risposta.\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>ATTENZIONE<\/strong>: chiedere <em>&#8220;quando ci siete per un sync?&#8221;<\/em><strong> non pu\u00f2 essere la strategia corretta<\/strong> per fissarlo perch\u00e8 \u00e8 troppo vaga e non ti permette di raccogliere in modo semplice e organizzato i dati dando troppe possibilit\u00e0 di espressione.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Ecco come fare<strong> facendo un esempio di gruppo Telegram:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>chiedi attraverso un <strong>sondaggio <\/strong>il giorno migliore della settimana in cui le persone sono disponibili e dai 24 ore di tempo per rispondere.\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Es. Qual \u00e8 il giorno migliore per un sync? DEADLINE ven 12.12 h. 12.00 (Opzioni: tutti i giorni della settimana)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>imposta <strong>2 messaggi programmati su Telegram<\/strong> che riprendano il sondaggio come reminder. Es:\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>-12 ore: Vi ricordo che la deadline per votare \u00e8 ven 12.12 h. 12.00<\/li>\n\n\n\n<li>&#8211; 2 ore: Ultime ore per votare le vostre disponibilit\u00e0!<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li><strong>chiudi il sondaggio e prendi i\/il giorni\/o con pi\u00f9 disponibilit\u00e0 <\/strong>e<strong> crea un altro sondaggio per gli slot orari<\/strong> identificando slot che possano essere comodi come per esempio pause pranzo o post lavoro se la call non \u00e8 lavorativa. * Es.\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Qual \u00e8 lo slot orario in cui sei maggiormente disponibile del mercoled\u00ec? DEADLINE sabato 13.12 h 12.00<\/li>\n\n\n\n<li>Risposte: 18 -19; 19 &#8211; 20; 20 &#8211; 21 opppure 18.00 &#8211; 18.30, 18.30 &#8211; 19.00, 19.00 &#8211; 20.00<\/li>\n\n\n\n<li>E&#8217; importante dare chiara evidenza della durata della call per poter avere risposte chiare<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>imposta 2 <strong>messaggi programmati su Telegram <\/strong>che riprendano il sondaggio come reminder. Es:\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>-12 ore: Vi ricordo che la deadline per votare \u00e8 sab 13.12 h. 12.00<\/li>\n\n\n\n<li>&#8211; 2 ore: Ultime ore per votare le vostre disponibilit\u00e0!<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li><strong>comunica l&#8217;esito del sondaggio<\/strong>, ribadisci l&#8217;output della call e come verr\u00e0 gestita la chiamata.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Questo metodo \u00e8 ottimo se non si ha la minima idea dei giorni di disponibilit\u00e0 e si vuole cercare di includere pi\u00f9 persone possibili soprattutto se i sync non sono sporadici ma periodici come settimanali ecc..<\/p>\n\n\n\n<p>Se invece di organizzare una call vuoi organizzare un sync spot la soluzione migliore<strong> \u00e8 definire in anticipo degli slot e procedere in questa modalit\u00e0:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>chiedi attraverso un <strong>sondaggio <\/strong>la preferenza di uno slot la settimana seguente o due dopo e dai in base alla tipologia di persona che hai davanti un tempo per rispondere. Una buona prassi salvo le urgenze pu\u00f2 essere quella di avere almeno 7 giorni da quando viene chiuso il sondaggio alla call.* Es.\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Quando ci saresti per un sync di 30 min? DEADLINE lun 01.12 h. 12.00 <\/li>\n\n\n\n<li>Opzioni: Lun 07.12 h. 13.00,  Lun 07.12 h. 18.00, Mar 08.12 h. 13.00, Mar 08.12 h. 18.00 ecc.. <\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li><strong>imposta 2 messaggi programmati<\/strong> su Telegram che riprendano il sondaggio come reminder. Es:\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>-12 ore: Vi ricordo che la deadline per votare \u00e8 lun 01.12 h. 12.00<\/li>\n\n\n\n<li>&#8211; 2 ore: Ultime ore per votare le vostre disponibilit\u00e0!<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li><strong>comunica l&#8217;esito del sondaggio<\/strong>, ribadisci l&#8217;output della call e come verr\u00e0 gestita la chiamata.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>*Fai attenzione alla scelta dell&#8217;orario per massimizzare la partecipazione. Evita orari in cui i partecipanti potrebbero avere impegni sovrapposti, e se possibile, trova un orario che vada bene per la maggior parte dei partecipanti.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-3-invita-le-persone-all-evento-su-calendar\">3. <strong>Invita le persone all&#8217;evento su calendar<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Non aspettarti che una volta votate le disponibilit\u00e0 e chiuso il sondaggio<strong> le persone si appuntino in autonomia l&#8217;appuntamento e che ci siano.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Troppo bello per essere vero!<\/p>\n\n\n\n<p>Le persone hanno mille impegni e se l&#8217;agenda non viene bloccata e la comunicazione non \u00e8 chiara non si presenteranno mai quindi:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>raccogli gli indirizzi mail e invia l&#8217;evento calendar<\/li>\n\n\n\n<li><strong>configura l&#8217;evento<\/strong> in modo tale che:\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>mandi un reminder il giorno prima, due ore prima e 10 min prima della call<\/li>\n\n\n\n<li>abbia un ordine del giorno chiaro<\/li>\n\n\n\n<li>abbia all&#8217;interno tutte le risorse utili per la riunione<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li><strong>programma 2 messaggi su Telegram <\/strong>il giorno prima e 30 min prima con il link per partecipare.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p><strong>Suggerimento:<\/strong> Se possibile, <strong>chiedi ai partecipanti di inviare domande o punti di discussione prima della call<\/strong> con eventuale documentazione o approfondimenti se necessari ed inseriscili nell&#8217;evento calendar. Questo li aiuter\u00e0 a concentrarsi sui temi pi\u00f9 rilevanti e a prepararsi meglio.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-4-gestisci-la-call-con-precisione\">4. <strong>Gestisci la call con precisione<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Quando la call inizia, <strong>assicurati di fare un&#8217;introduzione chiara<\/strong>. Riafferma gli obiettivi della call e ricorda il tempo a disposizione per ciascun punto. Fai in modo che tutti i partecipanti <strong>abbiano spazio per parlare, ma cerca di mantenere il focus sugli obiettivi della call.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Durante la discussione,<strong> usa tecniche di gestione del tempo per evitare che il meeting si protragga troppo a lungo<\/strong>. Ad esempio, puoi assegnare un tempo preciso a ciascun punto dell\u2019agenda, cos\u00ec che non si sfori sugli altri argomenti. Puoi anche condividere un timer se l&#8217;attivit\u00e0 \u00e8 particolarmente timboxata.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Suggerimento:<\/strong> Se qualcuno tende a parlare troppo, gentilmente ricorda che ci sono altri punti da coprire, e che si torner\u00e0 su quell&#8217;argomento pi\u00f9 avanti se necessario.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-5-assicurati-che-la-call-si-concluda-con-action-item-e-ownership-chiare\">5. <strong>Assicurati che la call si concluda con Action Item e ownership chiare <\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Al termine di ogni punto dell\u2019agenda, <strong>riassumi le decisioni prese e assegna gli action item in modo chiaro<\/strong>. Ogni partecipante dovrebbe sapere cosa ci si aspetta da lui\/lei dopo la call, con scadenze e obiettivi ben definiti.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Suggerimento:<\/strong> Usa strumenti come Trello, Asana, o Google Sheets per tenere traccia degli action item in tempo reale durante la call.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-6-gestisci-la-call-con-il-team-remoto-o-ibrido\">6. <strong>Gestisci la Call con il team Remoto o ibrido<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Se hai partecipanti in remoto, fai in modo che <strong>siano attivamente coinvolti con i partecipanti in presenza<\/strong>. Assicurati che la qualit\u00e0 audio e video sia buona, e non esitare a chiedere se qualcuno ha difficolt\u00e0 a seguire o partecipare.<\/p>\n\n\n\n<p>Se anche parte del team \u00e8 da remoto, salvo situazioni specifiche, <strong>perdiligo sempre il fatto di essere tutti in remoto<\/strong> in modo tale da non avere partecipanti di classe A o B. Il rischio che si sviluppino conversazioni tra le persone in presenza e che escludano le persone in remoto \u00e8 molto alto se il team non \u00e8 ben disciplinato e non \u00e8 abituato in questo.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-7-chiudi-la-call-con-un-riassunto\">7. <strong>Chiudi la call con un riassunto<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Alla fine della call,<strong> riassumi rapidamente gli action item e le scadenze, e chiedi se c&#8217;\u00e8 bisogno di un\u2019altra riunione per chiarire eventuali dubbi<\/strong>. Se necessario, pianifica una data per il follow-up, magari durante la call stessa, per garantirti che tutti siano allineati sui prossimi passi.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-8-esegui-un-follow-up-attivo\">8. <strong>Esegui un Follow-up attivo<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Dopo la riunione invio sempre:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>un\u2019email di follow-up con il riepilogo<\/strong> degli action item e delle scadenze, cos\u00ec che nessuno dimentichi i compiti assegnati e che possano essere condivisi<\/li>\n\n\n\n<li>se ho a disposizione un gruppo Telegram faccio lo stesso taggando le persone.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Ricorda di <strong>monitorare lo stato di avanzamento della attivit\u00e0<\/strong>. Puoi farlo tramite un&#8217;altra riunione di controllo o usando strumenti di collaborazione online per assicurarti che tutto stia procedendo secondo quanto deciso.<\/p>\n\n\n\n<p>Se stai gestendo un team che si sta costituendo attorno a un progetto, soprattutto se non lavora insieme a te, <strong>avere una frequenza nelle call per assicurarsi che tutte le persone siano allineate<\/strong>, verificare blocking point e lo stato di avanzamento \u00e8 fondamentale per mantenere il ritmo e creare anche il giusto engagement da parte delle persone.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p>Organizzare una call di successo non \u00e8 solo una questione di pianificazione, <strong>ma anche di gestione attenta durante e dopo l\u2019incontro<\/strong>. Se pianifichi con attenzione, coinvolgi i partecipanti prima e durante la call, e assegni action item chiari, otterrai il massimo valore dalle tue riunioni. Concludi con follow-up tempestivi e continui, cos\u00ec tutti sapranno esattamente cosa fare e quando farlo, aumentando le probabilit\u00e0 di successo.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Organizzare una call di lavoro \u00e8 un&#8217;abilit\u00e0 cruciale, ma spesso pu\u00f2 risultare difficile ottenere il massimo dalla riunione, soprattutto quando si tratta di coinvolgere pi\u00f9 persone e generare un risultato concreto. Come community manager, organizzare e gestire call \u00e8 al mio ordine del giorno e qui ti condivider\u00f2 tutti gli step per poterlo fare al&#8230; <a class=\"more-link\" href=\"https:\/\/www.codemotion.com\/magazine\/it\/dev-life-it\/come-organizzare-una-call-efficace-dallorganizzazione-al-risultato\/\">Read 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