Gabriela Pardo De Andrade Aljure no cree demasiado en las recetas universales de productividad. Y después de años intentando encajar en horarios, agendas y sistemas que parecían funcionar para todo el mundo menos para ella, entendió por qué: su cerebro funciona de otra manera.
Su diagnóstico de TDAH le ayudó a poner nombre a muchas cosas que durante años había interpretado como falta de disciplina, desorganización o incapacidad para seguir determinados métodos. Pero el diagnóstico no llegó con un manual de instrucciones. Lo que vino después fue, en realidad, un proceso mucho más interesante: aprender a observar cómo funcionaba y construir un sistema de trabajo alrededor de ello.
“La mayoría de los consejos de productividad están diseñados para cerebros que no son el mío”, explica.
Y esa frase resume bastante bien la filosofía que ha ido desarrollando desde entonces. Gabriela no busca encontrar el método perfecto ni convertirse en una persona capaz de seguir al milímetro el sistema de organización de turno. Prueba, descarta, adapta y vuelve a probar.
Su regla podría resumirse así: “No lo gestiono con más esfuerzo, lo gestiono con mejor infraestructura”.
No es una historia que empiece en el mundo del TDAH, ni siquiera en el de la tecnología. La trayectoria de Gabriela ha sido bastante menos lineal.
Antes de cumplir los diez años había vivido en tres países, cuatro ciudades y pasado por seis colegios. Después estudió un año de Derecho, se interesó por la moda, pasó por el 080 Barcelona y llegó a trabajar con La Fura dels Baus haciendo vestuario para una ópera. Más tarde hizo un máster en International Business Administration en EADA y un MBA en Tailandia, donde realizó unas prácticas de relaciones públicas y marketing en Bangkok.
Al volver a España empezó trabajando en un call center. Después pasó al equipo de calidad, donde comenzó a gestionar documentación, monitorización, informes y, sobre todo, datos.
Ahí empezó a soplar el viento hacia otro sitio.
A finales de 2019 decidió formarse en programación y datos con Ironhack. En mayo de 2021 ya trabajaba como data scientist en Praga para una empresa estadounidense.
Y entonces llegó el COVID.
La pandemia terminó convirtiendo aquel trabajo en remoto en algo todavía más flexible. Durante un tiempo, Gabriela dejó incluso su piso: sus cosas se quedaron en casa de su madre y ella se convirtió prácticamente en nómada, viajando con un ordenador y una maleta mientras mantenía su trabajo.
Hasta que una emergencia familiar la llevó a Colombia y cambió de nuevo las reglas.
Su empresa necesitaba que volviera a Praga y recuperara la presencialidad. Gabriela decidió dejar el puesto y empezar otra etapa como consultora independiente.
El primer intento, centrado en machine learning, no terminó de funcionar como esperaba. Así que volvió a pivotar.
Hoy trabaja ayudando a profesionales y pequeñas empresas a entender mejor la inteligencia artificial y a utilizarla de forma más práctica.
Y, entre todos esos cambios, hay una pregunta que ha ido apareciendo una y otra vez: ¿cómo puedes trabajar bien cuando la mayoría de los sistemas que te enseñan a organizarte parecen estar pensados para otra persona?
Para Gabriela, la respuesta no ha sido esforzarse más.
Ha sido aprender a trabajar con su cerebro, y no contra él.
El problema no era la falta de disciplina
Durante mucho tiempo, Gabriela pensó que su problema era no ser suficientemente disciplinada.
Si no conseguía mantener un sistema de organización, sería porque le faltaba disciplina. Si abandonaba una agenda, tendría que encontrar otra. Si una aplicación no funcionaba, probaría la siguiente.
Como amante de la papelería, tiene además una relación bastante contradictoria con las agendas.
“Uno de los mayores fails de mi vida adulta es no conseguir usar una agenda”.
Le encantan los diarios, los bullet journals y las libretas. El problema aparece después.
“Hago una página, me pierdo, no me gusta cómo queda, la tengo que volver a hacer y termino perdiendo más tiempo en organizar que en hacer las cosas”.
La agenda era solo el síntoma. Lo que nunca le funcionó fueron los horarios. Durante años intentó organizar cada minuto del día: trabajo, descansos, desplazamientos, todo lo que pudiera anticiparse. Hasta que se dio cuenta de que aquel sistema tenía un problema bastante importante: no dejaba espacio para que pasara nada.
Una emergencia. Una reunión que se alarga. Una tarea que necesita más tiempo. Algo que aparece de repente.
“Eso no da margen de error”.
Dejar de trabajar como se supone que debes hacerlo
El verdadero cambio llegó cuando dejó de intentar planificar días perfectos y empezó a observar cómo eran realmente.
Tuvo que “deconstruirme y reconstruirme”.
En lugar de preguntarse qué sistema debía utilizar, empezó a preguntarse qué necesitaba ella para funcionar.
Y de ahí salió una de sus reglas actuales:
“No me organizo con horarios, me organizo en base a objetivos”.
No significa que no utilice un calendario. Significa que el calendario no manda. Si una tarea cambia de hora, se mueve. Si una reunión se alarga, hay espacio. Si algo se cancela, ese hueco se reutiliza. El objetivo permanece. La manera de llegar hasta él puede cambiar.
Productividad no significa estar haciendo cosas todo el día
Para Gabriela, el problema empieza por la propia definición de productividad.
Nos han enseñado a entenderla como hacer más en menos tiempo. Acciones dividido por tiempo.
El problema aparece cuando intentamos vivir así todo el día.
“Si se supone que tengo que estar haciendo cosas todo el día, ¿cuándo se recupera mi mente para hacer más cosas?”
Durante mucho tiempo pensó que tenía que ser productiva el 100% del tiempo.
Ahora sabe que no.
El descanso forma parte del sistema.
Y no como premio por haber terminado todo, sino como condición para poder seguir funcionando.
“Si la productividad no incluye descansar y parar a tiempo, ningún sistema aguanta”.
De hecho, hay algo que reconoce con bastante honestidad: no tiene una métrica exacta para saber si ha tenido un buen día.
Puede terminar su lista y cerrar el ordenador.
Puede cerrarlo porque lleva demasiado tiempo delante.
O simplemente porque tiene otras cosas que hacer.
“No sabría decirte exactamente qué da por completo un día de trabajo”.
Y quizá ahí esté una de las ideas más interesantes de toda la conversación: no todo tiene que medirse para tener valor.
Un día bueno no es necesariamente un día en el que haces cuatro cosas
Su sistema tampoco parte de una lista infinita de tareas.
Cuando tiene muchas cosas pendientes, mantiene tres o cuatro prioridades activas y el resto espera en un backlog.
Pero hay otra pregunta todavía más importante:
¿Con cuántos objetivos cumplidos estoy en paz hoy?
Cuando estaba pasando por burnout, empezó con uno. Solo uno. Después fueron dos. Ahora pueden ser tres. Depende de la energía con la que se despierte y del tipo de tareas que tenga por delante. Porque no todas cuestan lo mismo.
Las que implican interacción social, por ejemplo, pueden consumirle mucha más energía que las que hace sola.
Su ejemplo es muy sencillo. Un día tenía cuatro objetivos: japonés, gimnasio, esta entrevista y sus clases de finanzas. El japonés y el gimnasio se cancelaron. Así que movió las piezas.
Utilizó el hueco del gimnasio para hacer la entrevista y pasó finanzas a más tarde. Al final iba a cumplir dos de cuatro. Y estaba tranquila.
“Voy a cumplir dos de cuatro, y estoy en paz: el día vale”.
Eso cambia bastante la conversación sobre productividad. Porque quizá el objetivo no sea hacer todo. Quizá sea saber cuándo has hecho suficiente.
Cuando todo es urgente, toca hacer triaje
Por supuesto, hay días en los que se acumula todo.
Para esos momentos Gabriela hace un brain dump: sacar de la cabeza todo lo que tiene pendiente y ponerlo por escrito. Después separa las tareas entre urgentes e importantes.
La diferencia es sencilla.
Una tarea urgente tiene una fecha de caducidad fija. Un curso que vence mañana, por ejemplo. Una tarea importante puede esperar o cambiar de fecha.
Esta entrevista puede ser importante y tener una fecha, pero si se mueve un día, el mundo no se acaba. Después se queda únicamente con lo urgente y les asigna fecha y hora.
Es una especie de triaje para cuando la cabeza está llena. No su forma de organizar cada día.
Y si has procrastinado hasta que absolutamente todo vence hoy, tampoco recomienda entrar en pánico.
Toca mirar cuánta energía tienes. Si está alta, hace lo más aburrido. Si está baja, busca algo que le dé más dopamina y va alternando.
Porque prohibirse cosas tampoco le funciona.
“Un poquito de aquí, un poquito de allá, y hago lo que pueda”.
Y hay otra cosa que intenta evitar: cargar con culpas que no son suyas. Si lleva una semana esperando información y alguien se la manda el día antes de la entrega, esa tarea pasa detrás de las que ya tenía.
“La mala organización de alguien no es responsabilidad mía”.
Una frase sencilla, pero bastante revolucionaria en un entorno laboral donde muchas personas sienten que todo lo que sale mal acaba siendo también responsabilidad suya.
El método científico aplicado a tu propia cabeza
Gabriela no cree haber encontrado el sistema definitivo.
De hecho, una de las cosas que más le gusta del método científico es precisamente que permite cambiar de opinión.
“Lo que hago ahora es lo correcto hasta que encuentre otra cosa que me funcione mejor”.
Lo que le funcionaba en la universidad —llegar a las siete de la mañana y salir a las once de la noche— probablemente no le funcionaría hoy.
En una oficina le funcionaba el horario intensivo.
Ahora necesita márgenes.
Y dentro de unos años puede que vuelva a necesitar otra cosa.
“No somos estáticos: vamos creciendo, adaptándonos, evolucionando, y el cerebro va viendo qué nos funciona mejor y qué peor”.
Por eso, para ella, probar y descartar rápido es mucho más útil que intentar mantener un método porque, en teoría, debería funcionar.
La IA no está para hacer más. Está para empezar
Aquí entra la inteligencia artificial.
Pero no exactamente como solemos venderla. Gabriela no la utiliza principalmente para producir más. La utiliza para superar el momento más difícil: empezar.
“Mi obstáculo nunca fue hacer: es empezar a hacer”.
Entre saber que tienes que hacer algo y ponerte realmente con ello existe una barrera.
Y ahí la IA puede eliminar parte de la fricción. Puede dictarle el contexto de una tarea, qué necesita, qué sabe y qué tono quiere.
La IA prepara un borrador. Después Gabriela lo revisa. El pensamiento sigue siendo suyo. El criterio también. La voz, también. Lo que desaparece es ese espacio en blanco entre “tengo que hacer esto” y “ya estoy haciéndolo”.
“No la uso para hacer más cosas: la uso para arrancar”.
Delegar lo mecánico, no las decisiones
Su relación con la IA tiene otra regla importante.
No le delega decisiones. Le delega trabajo mecánico.
Puede pedirle que coloque ideas sobre el papel, que prepare eventos en el calendario o que genere una primera versión de algo.
Pero después decide ella. El calendario es un buen ejemplo.
Puede decirle a Claude qué tareas tiene esa semana y pedirle que las distribuya. La IA crea bloques. Gabriela los mueve.MSi una tarea que estaba prevista para las cuatro puede hacerse a las once, cambia el bloque.
Si necesita más tiempo, lo alarga.
“Arrastrar la caja y ya está”.
La diferencia respecto a los horarios que probó durante años es enorme. El calendario ya no es una cárcel. Es una herramienta flexible.
La IA también puede convertirse en otra distracción
Utilizar inteligencia artificial para reducir fricción no significa utilizarla sin límites.
Gabriela lo tiene bastante claro.
Un LLM puede convertirse en una herramienta fantástica o en una forma estupenda de perder una tarde.
Por eso tiene sus propias reglas. Una de ellas es especialmente curiosa. Si está hablando con la IA sobre puertas y, de repente, cambia a pájaros, tiene que explicar por qué.
Si no existe relación entre ambos temas, toca abrir otro chat. Puede parecer una regla absurda, pero tiene una función: obligarla a explicar su propio razonamiento. Lo mismo ocurre con las ideas nuevas dentro de un proyecto.
Si está construyendo una casa y de repente piensa en añadir una librería, puede pedirle a la IA que evalúe la idea según valor, esfuerzo y tiempo.
La máquina recomienda. La decisión sigue siendo humana.
“La máquina evalúa; la decisión siempre es mía”.
Para Gabriela, todo está en diferenciar el uso del abuso.
De sentir que estaba perdiendo capacidades a recuperar tiempo
Su relación con la IA tampoco empezó con tanta confianza.
Cuando empezó a utilizar IA generativa para programar, llegó a sentirse mal. Sentía que estaba perdiendo capacidades. Que ya no sabía programar. Que se le estaba “pudriendo el cerebro”.
Hasta que se paró a analizar qué partes de crear software eran realmente las que le gustaban.
Descubrió que disfrutaba especialmente pensando la estructura, organizando, orquestando, cuidando los detalles y decidiendo cómo quería que funcionara algo.
La IA no le quitaba esa parte. La ampliaba. Ahora puede tener un asistente capaz de hacer cosas que ella todavía no sabe hacer.
Su comparación es bastante cinematográfica: recuerda a Matrix, cuando a Neo le introducen conocimientos directamente en el cerebro.
Y hay otra consecuencia que le importa todavía más. Tiempo.
Este año se propuso leer doce libros. Ya lleva trece. Sigue estudiando japonés. Hace Duolingo todos los días. Y hasta tiene tiempo para perderse en el rabbit hole de una película.
La IA, en su caso, no ha servido para llenar más su agenda. Ha servido para vaciarla un poco.
Descansar también requiere saber qué descanso necesitas
Para Gabriela, el descanso está por encima de todo. Es una de las pocas reglas que no negocia. Pero incluso aquí rechaza la idea de que exista un manual universal.
Sentarse en el sofá y no hacer nada no necesariamente le sirve para recuperar energía.
Necesita lo que llama descanso activo: movimiento, cambiar de entorno o hacer algo que ocupe la mente sin exigir demasiado.
También ocurre con la concentración.
Si una tarea solo ocupa alrededor del 70% de su capacidad cognitiva, el 30% restante no se queda tranquilamente esperando.
Busca estímulo. Así que lo incorpora de forma consciente: música sin letra o una película que ya ha visto.
No lo entiende como distracción. Lo entiende como regulación.
Otra vez, la misma idea: en lugar de luchar contra cómo funciona su cabeza, intenta construir alrededor de ella.
Trabajar por tu cuenta también te obliga a poner límites
Ser consultora independiente le ha enseñado algo que quizá sorprenda: echa de menos algunas cosas de la oficina.
Sobre todo, la claridad. En una empresa alguien puede decirte cuáles son tus tareas.
Como independiente, tienes que montarte tú el trabajo: priorizar, crear, evaluar, decidir.
Con el tiempo ha encontrado el matiz que necesita:
“Lo que yo necesito es claridad en el QUÉ y libertad total en el CÓMO y el CUÁNDO”.
La oficina le daba mucha claridad sobre lo primero, pero también demasiado control sobre lo segundo.
La consultoría funciona al revés. También ha aprendido a poner límites y a no asumir como propios todos los problemas que aparecen a su alrededor.
Una de sus reglas es bastante sencilla:
“Lo peor que te pueden decir es que no, y ya está”.
Y hay una tercera pieza: trabajar sola también puede complicar las cosas. Si una tarea no le genera suficiente motivación, puede posponerla.
Por eso el accountability con otras personas y el body doubling —trabajar acompañada aunque cada persona esté haciendo lo suyo— también forman parte de su manera de funcionar.
No porque no pueda trabajar sola. Sino porque sabe que no siempre tiene sentido obligarse a hacerlo todo de la misma manera.
¿Y si las empresas dejaran de decirnos cómo trabajar?
Todo esto lleva a una pregunta bastante interesante para las empresas.
¿Hasta qué punto deberían permitir que cada persona encuentre su propia forma de trabajar?
Para Gabriela, bastante.
Si una empresa le pidiera diseñar el funcionamiento de un equipo, empezaría por preguntarse por qué necesita tanta gente y cuál es realmente el equipo core.
Después vendría una pregunta todavía más sencilla:
¿Qué tienen todos en común? El proyecto. Lo importante son los resultados.
Una persona puede necesitar dos días para hacer algo y otra una semana. Si ambas llegan al objetivo, no necesariamente necesitan trabajar exactamente igual.
“¿Por qué me tendría que ir a la oficina ocho horas durante una semana si en dos días ya lo tengo hecho, si lo que interesa son los resultados?”
Eso no significa que todo deba ser completamente libre. Hay cosas que sí estandarizaría: la documentación y el lenguaje.
Todo aquello que permita que cada persona trabaje de forma autónoma sin aumentar la fricción para los demás.
El objetivo común. La forma de llegar hasta él, mucho más flexible.
Si ningún método funciona contigo, empieza por sacar todo de tu cabeza
Después de hablar de herramientas, IA, calendarios, listas y sistemas, Gabriela termina con un consejo sorprendentemente sencillo.
Si alguien siente que ningún método de productividad funciona con él, que empiece por un brain dump.
Una libreta. Un papel. Y todo lo que tenga en la cabeza.
Sin ordenar. Sin clasificar.
Sin intentar hacerlo bonito. Simplemente sacarlo.
Porque, al final, quizá ese sea el punto de partida de todo su método: antes de buscar una aplicación, una agenda o una rutina perfecta, entender qué está pasando realmente dentro de tu cabeza.
Y aceptar que el sistema que te funciona hoy puede dejar de funcionarte mañana.
No pasa nada. Se cambia. Se prueba otra cosa. Se vuelve a ajustar.
Porque para Gabriela la productividad no consiste en convertirte en una máquina capaz de hacer cada vez más cosas.
Consiste en construir un entorno que te permita hacer lo importante sin tener que pelearte contigo mismo durante todo el proceso.
Y, sobre todo, en recordar que trabajar mejor no siempre significa hacer más. A veces significa terminar el día con algo de energía para hacer también todo lo demás que importa.
