
Gestionar el tiempo es un arte que a menudo se describe como la clave para alcanzar la eficiencia personal y laboral.
Bueno, quizá alguien ya te lo haya dicho: el tiempo no se gestiona.

Este verano estaba en la playa cuando tomé esta foto: «Relájate, amigo, el tiempo no existe». Y, dejando a un lado el tono un poco New Age o hippie (que, de todas formas, me parece divertido), la verdad es que me identifico con la frase: el tiempo lo hemos inventado nosotros y ahora intentamos encontrar la manera de gestionarlo.
¿Y si aprendiéramos a gestionar la energía, las prioridades y la motivación?
El enfoque debería estar en lo que realmente podemos controlar: las prioridades, la energía y la motivación.
Este artículo explora por qué el concepto tradicional de gestión del tiempo es una ilusión y cómo avanzar hacia un modelo más realista y eficaz de gestión de tareas.
Cuando decimos «no tengo tiempo», a menudo queremos decir «no es una prioridad para mí».
Laura Vanderkam, en una conocida charla TED, explica que el tiempo es elástico: se expande o se contrae según nuestras necesidades.
Imagina que llegas a casa y descubres que el calentador de agua se ha roto y ha inundado la casa; encontrarás tiempo para llamar al fontanero, secar, limpiar o buscar a alguien que te ayude a hacerlo.
A menudo, decir «no tengo tiempo» equivale a «no es una prioridad para mí; elijo no hacerlo».
Cuando piensas: «Me gustaría aprender esa nueva tecnología, pero no tengo tiempo», tal vez ese «no tengo tiempo» podría traducirse en: «No tengo la energía al final del día; prefiero relajarme jugando a un videojuego, leyendo un libro, dando un paseo o simplemente mirando al techo».
Ser conscientes de esta dinámica, de esta elección, podría hacernos reflexionar sobre cómo queremos emplear nuestros recursos mentales y físicos.
Gestionar energía y prioridades
Ser consciente de las (propias) prioridades
Ser consciente de que hemos elegido poner toda nuestra energía en el trabajo puede ayudarnos a entender si es algo que queremos cambiar o si estamos bien con ello.
Decir «no tengo tiempo» traslada la atención de nuestra propia responsabilidad —es decir, cómo utilizamos nuestras energías físicas y mentales a lo largo del día— a una entidad externa e imprecisa llamada «tiempo», que parece ir más rápido de lo que quisiéramos.
Un ejercicio de Laura Vanderkam
Laura Vanderkam propone un ejercicio interesante que les voy a proponer como primer recurso: un salto hacia un futuro posible y deseado.
Imagina tu próxima «Revisión de Desempeño»
Ya estamos en diciembre, así que imagino que tendrán una conversación de fin de año con su jefa o jefe, donde hablarán sobre los resultados y las áreas de desarrollo a corto plazo.
Demasiado corto plazo.
El ejercicio que les propongo requiere un salto de imaginación: de aquí a un año.
A finales de 2025, imagina que tienes una conversación con tu jefe o jefa para discutir cómo ha ido el año para ti. ¡Estás muy satisfecho/a! ¡El 2025 no podría haber salido mejor para ti! Has aprendido mucho y te sientes orgulloso/a de ti mismo/a.
Pregúntate:
- ¿Qué has logrado?
- ¿Qué habilidades has desarrollado?
- ¿Cómo te sientes con respecto a tus resultados?
Las respuestas a estas preguntas pueden ser una motivación inicial.
Este «salto al futuro» ayuda a visualizar los objetivos prioritarios y a comprender qué actividades tienen un valor significativo para tu desarrollo personal y profesional.
Ahora que sabes lo que te hará sentir satisfecho/a, también sabes lo que te motiva.
Pero tener clara la motivación no siempre es suficiente. A veces sabemos lo que queremos hacer (aunque solo sea a veces), pero aún así no logramos organizar las prioridades de forma coherente.
Haciendo el ejercicio de imaginarse dentro de un año, puede suceder que las prioridades laborales no estén en el podio. En ese caso, tu estrategia será diferente y se centrará más en aspectos personales.
Ser consciente de que, para 2025, tus prioridades pueden estar fuera del ámbito laboral puede ayudarte a reconciliarte con la ausencia de una promoción o con la participación en un proyecto que no es particularmente desafiante.
Datos, datos, datos
Decir «no tengo tiempo» sin datos concretos puede llevarnos por un camino que no nos beneficia.
¿Cómo empleas tu tiempo?
Me refiero a un registro detallado, hora por hora, e incluso minuto a minuto en ocasiones.
Registro de mi día
Hace algunos años realicé este experimento: creé un archivo de Excel, cuyo formato se muestra en la imagen, en el que durante semanas anoté todas mis actividades diarias, ¡todas!

Nunca compartí el archivo con nadie; lo mantuve para mí. Sin embargo, fue muy útil para visualizar en qué empleaba mi tiempo, cómo me sentía (bastaba con una breve nota o una palabra) y el impacto que esa actividad tenía en el trabajo del equipo o en el objetivo del proyecto.
Cómo estaba estructurado el archivo «Log My Day»
En la imagen se muestra la estructura del archivo, y a continuación se ofrece una idea de cómo, si lo desean, pueden realizar un experimento similar:
- Cree un archivo de Excel o utilice una aplicación dedicada.
- Divida el día en bloques de 15 a 30 minutos.
- Anote cada actividad realizada, acompañándola con:
- Su estado emocional: por ejemplo, «estresado», «concentrado», «feliz».
- El impacto percibido: cuánto ha contribuido la actividad a los objetivos del equipo o personales.
He aquí un ejemplo de formato útil:
Hora | Actividad | Como me siento | Impacto (1-5) |
9:00-9:30 | Responder email | Distraido | 2 |
9:30-10:30 | Brainstorming team | Motivado | 4 |
En la columna «Cómo me siento», en lugar de emociones, encontré útil incluir reflexiones sobre cuánto creía que estaba contribuyendo al equipo, al objetivo o a la empresa.
En la columna «Impacto», además de asignar un número, añadí un color, lo que me ayudó a obtener una idea rápida del impacto que consideraba que esa actividad tenía.
Cuanto más utilizaba esta herramienta, más la personalizaba, añadiendo notas, colores y anotaciones que me ayudaron a comprender mejor cómo empleaba mi tiempo.
Al final, el archivo se veía más o menos así:

Analizar los datos para optimizar las actividades
Después de recopilar datos durante una o dos semanas, analízalos. Hazte estas preguntas:
- ¿En qué gasto la mayor parte de mi tiempo?
- ¿Qué actividades tienen un bajo impacto y se pueden eliminar o delegar?
- ¿Dónde puedo concentrar más energía para obtener mejores resultados?
Por ejemplo, podrías descubrir que el tiempo dedicado a responder correos electrónicos de rutina podría reducirse limitando la revisión a momentos específicos del día.
O podrías darte cuenta de que no dedicas tan poco tiempo a estudiar nuevas tecnologías como pensabas antes de hacer el ejercicio.
Sea cual sea tu descubrimiento, podría ser útil para iniciar una conversación con tu jefe o jefa. Ahora tienes claros tus objetivos, sabes lo que te motiva y tienes una visión más precisa de tu situación actual.
Motivación, datos y algunos trucos
No basta con establecer prioridades: es esencial considerar cuánta energía podemos dedicar a una actividad y qué nos motiva a completarla.
Todos tenemos momentos del día en los que somos más productivos. Identifica tus picos de energía para reservarlos a las tareas más exigentes y creativas.
A menudo, la falta de motivación proviene de objetivos poco claros o no alineados con nuestros valores. Pregúntate:
- ¿Por qué estoy haciendo esta actividad?
- ¿Cómo se conecta con mis objetivos a largo plazo?
Cuando el «por qué» está claro, la motivación se convierte en un recurso más accesible.
Si te interesa conocer algunas técnicas adicionales, te recomiendo el artículo del excelente Arnaldo Morena: «Got the Time».
Conclusiones
El tiempo, como concepto, es una construcción: no podemos gestionarlo, pero sí podemos gestionar nuestras prioridades, energías y motivaciones. Adoptar un enfoque más consciente requiere un esfuerzo inicial, pero los beneficios son tangibles: mayor productividad, menos estrés y una visión más clara de lo que realmente importa.
En resumen:
- Deja de intentar «gestionar el tiempo» y concéntrate en las prioridades y la energía.
- Usa el seguimiento del tiempo para comprender dónde inviertes tus recursos.
- Cultiva la motivación alineándola con objetivos significativos.
La próxima vez que te sorprendas diciendo «no tengo tiempo», detente un momento y pregúntate:
- ¿Estoy realmente priorizando lo que importa?
- ¿Cómo puedo redistribuir mis energías para hacer lo que es importante para mí?
Cambiar de perspectiva es el primer paso hacia una gestión más efectiva de tu vida personal y profesional.