Wake up, got another day to get
Through now, got another man to see
Gotta call him on the telephone way-o
Gotta find a piece of paper
Per qualunque developer essere produttivo è sempre stata una chimera, qualcosa che cerchiamo sempre di perfezionare ma che fatichiamo anche solo a misurare.
Chiaramente dove c’è un bisogno c’è qualcuno che prova a soddisfarlo, anche se quasi mai ‘pro bono’.
Agile, lean, scrum, kamban sembrano essere componenti dei “SEVEN”, gli antagonisti di “the boys”.
Visti da fuori sono supereroi che promettono di risolvere i problemi del mondo, ma, come sappiamo, alcuni risolvono a malapena i loro, altri diventano incubi schizofrenici con regole dittatoriali che finiscono per far male a chiunque incroci la loro strada.
E questo per quanto riguarda la gestione dei team.
Se invece si vuole risolvere il problema del singolo dev, a parte entrare in terapia, si possono leggere centinaia di libri che ci insegnano come organizzarci la vita con manuali che hanno titoli bizzarri o che sovrappongono esperienze di mamme casalinghe su quelle dei cto della silicon valley.
Ma è questo che ci affascina dei manuali anglosassoni che vengono scopiazzati anche da noi, per fortuna un dev “europeo” è sempre molto cinico nonostante soffriamo di mali comuni.
Sit down, got another letter to write
Think hard, gotta get a letter just right
Little ringing on the telephone, whoa no
Gotta write another letter
Oggigiorno non c’è attività che non venga interrotta.
Chiunque abbia impostato la misurazione dell’uso del cellulare, inorridisce ogni volta che lo stesso gli comunica quanto tempo si è speso a guardarlo in una settimana.
La cosa peggiore è che il tempo speso al telefono va moltiplicato per il tempo che ci vuole al cervello per ritornare sulle cose che stava facendo prima di ripostare la foto del gattino dei vicini.
I neuroscienziati attribuiscono un tempo medio di recupero di 30 minuti circa. Senza contare la qualità del lavoro che, costantemente interrotto, ne risente in maniera spaventosa.
Se, come me, usate il telefono per circa 3 ore al giorno, il vostro senso di colpa è direttamente proporzionale alla montagna di lavoro che si accumula.
Di solito reagisco con le misure drastiche tipo togliere i social dal cellulare, tutti tranne linkedin che mi serve per lavoro(si come no), riattacco l’app del pomodoro che mi sospende la possibilità di navigare sui siti “perditempo” mentre sono nei miei venti minuti di lavoro a testa bassa, impreco contro le telefonate spam che mi fanno perdere tempo nonostante non risponda, metto una foto di Carl Newport sul desktop.
Appeno torno calmo cerco di fare le cose per bene e mi rileggo i miei appunti su cosa posso fare veramente per dirimere il casino: naturalmente Carl dal desktop mi guarda e mi rimanda alle lezioni del suo “deep work” , ovvero lavorare in uno stato di concentrazione senza distrazioni, massimizzando la produttività.
Il buon Carl, che vive senza social e per questo scrive libri come se non ci fosse un domani, riassume tutto in quattro regole :
1: Lavorare profondamente (il deep work del titolo): Newport fornisce strategie per costruire abitudini di deep work, come blocchi di tempo dedicati e la creazione di un ambiente senza distrazioni.
2: Abbracciare la noia: suggerisce di allenare la mente a resistere alle distrazioni e a tollerare la noia, migliorando la capacità di concentrazione.
3: Smettere di utilizzare i social media: raccomanda di ridurre o eliminare l’uso dei social media, per minimizzare le distrazioni e massimizzare il tempo per il lavoro.
4: Ridurre al minimo le attività superficiali: incoraggia a ridurre il tempo speso in attività che non contribuiscono significativamente ai propri obiettivi professionali.
Time Management e priorità
Time, got the time tick-tick-tickin’ in my head
Time, got the time tick-tick-tickin’ in my head
Time, got the time tick-tick-tickin’ in my head
Tickin’ in my head
Tickin’ in my head
Tickin’ in my head
Quindi via i social, via le notifiche da tutte le app, controllo mail ogni mezz’ora e purghe staliniane su tutte le call che possono essere una mail, cosa che mi evita anche le call a bruciapelo, altra grossa piaga dei nostri tempi.
Una volta in ufficio occorre essere sempre il primo a fare la pausa caffè e rifiutare tutte le altre, anche il vostro fegato vi ringrazierà. Se lavorate da casa cercate di arginare i coniugi e chiudete a chiave il frigorifero.
Se volete annoiarvi potete guardare la collezione di partite della nazionale dal 2010 ad oggi o leggere le comunicazioni del condominio, vi garantisco che qualsiasi video di formazione su youtube vi sembrerà “fast and furious”.
Sulle attività superficiali non mi pronuncio perchè quello che è superficiale per uno non lo è per un altro, recentemente ho cominciato a giocare a padel annoverandolo tra le cose necessarie a mantenere il mio corpo in posizione eretta.
Rimane l’attività più bella ma anche più pericolosa: dare delle priorità.
Di solito parto dalla famigerata matrice di Franklin :
Il grande Cillian Murphy illustra con quattro stati d’animo diversi come ci si trova di fronte ad attività classificate secondo due semplici parametri : urgenza ed importanza.
Quadrante 1: Urgente e Non Importante
Qui ci sono tutte quelle attività che richiedono attenzione immediata, ma che non contribuiscono in modo significativo ai tuoi obiettivi a lungo termine. Sono spesso interruzioni o compiti che possono essere delegati.
Esempi:
– Telefonate non essenziali.
– Riunioni non produttive.
– Interruzioni causate da colleghi o altre persone (non vostra moglie, vostra moglie è importante e urgente!!!).
– Compiti amministrativi minori.
Azione:
–Delegare o ridurre al minimo:
Cerca di delegare queste attività ad altri, se possibile. Se non potete delegarle, bisogna ridurre al minimo il tempo dedicato a questi compiti. Cercate di stabilire limiti chiari per evitare interruzioni frequenti.Su come evitare le riunioni inutili ci sono fiumi di post, anche essi abbastanza inutili.
Quadrante 2: Urgente e importante
Il quadrante più caldo, include attività che richiedono attenzione immediata e sono cruciali per il raggiungimento degli obiettivi a breve e lungo termine. Il posto dove trovi tutti i compiti che, se non completati tempestivamente, possono avere gravi conseguenze.
Esempi:
– Crisi aziendali o familiari.
– Scadenze imminenti di progetti.
– Problemi urgenti di salute.
Azione:
– Gestisci Subito: Queste attività devono essere affrontate immediatamente. Spesso non possono essere pianificate con largo anticipo, quindi richiedono una gestione tempestiva ed efficace.
Quadrante 3: Non urgente e non importante-
Questo quadrante contiene attività che non richiedono attenzione immediata e non hanno un impatto significativo sui propri obiettivi, sono spesso distrazioni o attività che fanno perdere tempo.
Esempi:-
Navigare sui social media senza uno scopo preciso, googolando se stessi o i compagni delle elementari.- Guardare la televisione.- Giochi online o altre attività non programmate.- Attività di svago che non contribuiscono alla propria crescita personale o professionale.
Azione:
Eliminare o ridurre al minimo: Queste attività devono essere eliminate o ridotte al minimo. Sono spesso le principali cause di perdita di tempo e possono distrarre da compiti più importanti.
Quadrante 4: Non Urgente e importante
L’ultimo quadrante contiene attività che sono fondamentali a lungo termine, ma che non richiedono attenzione immediata.
Sono compiti che contribuiscono alla tua crescita personale e professionale e alla prevenzione di problemi futuri.
Esempi:
– Pianificazione strategica.
– Sviluppo personale e professionale (corsi di formazione, lettura, esercizio fisico).
– Costruzione di relazioni e networking.
– Progetti a lungo termine che richiedono tempo e riflessione.
Azione:
– Programma e Dedica Tempo: Queste attività devono essere pianificate e svolte regolarmente. Occorre individuare slot di tempo nel calendario per lavorare su questi compiti, se martedì hai palestra cascasse il mondo devi andare in palestra.
Una volta che il grosso delle attività è incanalato dentro al quadrante giusto viene in supporto un altro libro dal titolo banale ma che mi ha veramente cambiato la vita come pochi altri : To-Do List Formula: A Stress-Free Guide To Creating To-Do Lists That Work!
Il solito manuale americano che promette di organizzarti la vita, diranno i miei piccoli lettori.
E’ invece no.
Non riesco a fare un sunto breve di un libro di 150 pagine ma è un viaggio in cui i vari modi di fare todo list vengono dipanati, sezionati, criticati e infine lasciati lì a splendere come diamanti.
In sintesi come lo uso io, ma leggetelo perchè ognuno ha la sua strada:
per una todo list che funzioni occorre considerare al massimo 5/9 azioni.
Troppe attività possono influenzare negativamente la volontà di perseguire il risultato generando ansia e stress, tutte nemiche giurate della produttività.
Va compilata il giorno prima: questa è una cosa importantissima, avere una lista bella pronta la mattina fa si che la giornata inizi in discesa.
Non ricordo bene il film che utilizzava il famoso detto “il mattino ha l’oro in bocca” 😀 però per me è proprio così( tutti sanno che Kubrick scelse personalmente le traduzioni del testo che Jack Nicholson batteva furiosamente a macchina in preda al blocco dello scrittore, scriverlo la sera prima vi metterà al riparo da sogni popolati da gemelline diaboliche e bambini col triciclo che vi spezzano la concentrazione).
A proposito di battere a macchina, la todo list va scritta rigorosamente a mano:
su un quaderno su cui annoterete tutte le liste e, con un gesto atavico, ogni volta che finirete un compito, potrete sbarrare con un segno netto quanto catartico, l’attività completata.
Le azioni vanno classificate in base all’urgenza.
Benché vengano dal quadrante delle urgenze, alcune priorità sono più uguali di altre…
Occorre indicare quanto tempo ci si vuole dedicare: questo mi ha portato ad essere selettivo con tutto il resto delle cose che mi ripromettevo di fare in una giornata ma che diventavano palesemente impossibile. Se il conto delle cose da fare esaurisce le mie 8 ore è inutile aggiungere altro.
Devono essere realistiche: è stata forse la scoperta più bella perchè, come tutti i programmatori, quando mi chiedevano un gestionale che mandasse i razzi sulla luna, rispondevo sempre che sarebbe stato pronto l’indomani. Dopo anni di esperienza sono riuscito a dire “presto” non specificando però quanto presto. Grazie a questa suddivisione di attività continuo a sbagliare le stime ma non di molto.
I “todo” devono essere specifici, mai vaghi : mai scrivere cose tipo “iniziare a fare gestionale per il cliente x “, molto meglio “creare pagine di autenticazione che preveda anche il recupero password“, se poi siete bravi potete collegarli alle pull request o altri strumenti legati più strettamente al codice.
Infine assicuratevi sempre di avere un pò di flessibilità, creare una lista che occupi tutta la vostra giornata lavorativa, non vi permette margine di errore è questo non è mai un bene.
Rimanere focalizzati
Ho usato tante di quelle volte la tecnica del pomodoro che potrei aprire un conservificio virtuale, ma con me purtroppo non funziona.
Sono quel tipo di programmatore che preferisce il flow, l’immersione totale senza time boxing. Adoro, adoravo, programmare senza avere vincoli di un minutaggio che mi genera ansia, spesso mi trovavo distratto dal guardare l’orologio piuttosto che dal risolvere un bug.
Se non volete staccare lo sguardo dallo schermo la cosa migliore è usare un solo strumento : lungi da me fare il nome di un editor piuttosto che un altro, gli ide moderni hanno un sacco di plug in e rendono i vari aspetti della programmazione molto più veloci e semplici. Usare il terminale internamente è una ficata pazzesca, e poi c’è la gestione del versioning, dei container e sicuramente me ne scordo alcuni che uso tutti i giorni e che mi pemettono di risparmiare un sacco di tempo rimanendo concentrato.
A proposito di concentrazione, non ho più memoria di cosa voglia dire lavorare in un ufficio: da consulente giravo come una trottola e ogni minuto era prezioso, adesso che lavoro in remoto mi chiudo nella mia stanzetta e parlo solo con la mia paperelle di gomma che sono comunque un audience molto più attenta della media.
If I tell you what I’m doing today
Will you shut up and get out of my way?
Quando ho nostalgia delle persone reali mi basta ripensare ad un poster di Alien modificato che avevamo appeso nell’open space di non ricordo quale ministero( me lo ricordo benissimo 🙂 ). Alla scritta “in space no one can hear you scream” avevamo aggiunto “ but once in this open space, please shut up”.
Avevo dei colleghi capaci di passare l’intera giornata al telefono urlando beatamente degli affaracci loro e debbo dire che non sono stato sempre una bella persona in certi contesti, l’ufficio a volte è il peggior posto dove poter lavorare.
Quindi l’unico consiglio che mi sento di dare è quello di chiedere il remoto o comunque creare un ambiente tranquillo e silenzioso, altrimenti è come correre col freno a mano tirato, alla lunga ne risentirete parecchio.
No time, trying to get a watch repaired
No time, never got a thing to wear
Hear the ringin’ of the telephone, no, no
Hear a ringin’ in my head now
Quindi se non volete iniziare a sentire il telefono nella vostra testa, come nella splendida canzone di Joe Jackson ripresa dagli Anthrax in tempi a noi più vicini, occorre organizzarsi al meglio, ognuno con le sue priorità e preferenze. Misurando e perfezionando le proprie pratiche quotidiane.
Non potete capire la soddisfazione di sfogliare velocemente il vostro quadernone degli appunti guardando pagine e pagine di liste sbarrate in tanti colori, salvo poi rimanere di sasso quando vi accorgete che sei mesi prima, per qualche strano caso del destino, avete tralasciato di mandare il preventivo che vi avrebbe cambiato la vita…
